De PVGE beschikt over een ledenadministratiesysteem, LeaWeb, waarbij alleen gegevens worden opgeslagen die een directe relatie hebben met het functioneren van de PVGE als ouderenvereniging.
De volgende punten worden of dienen in acht genomen te worden binnen de totale PVGE-organisatie:
• Wanneer de geautoriseerden zich toegang verschaffen tot LeaWeb worden ze geconfronteerd met het akkoord gaan met de gedragscode LeaWeb.
• PVGE kent formeel juridisch twee niveaus van uitvoering namelijk op koepelniveau en op verenigingsniveau. De functionerende clubs binnen de verenigingen hebben geen formele status maar functioneren vaak met autonome ledenbestanden die zijn afgeleid van LeaWeb. Daar waar dat het geval is dienen de gebruikers van dat soort bestanden zich te houden aan soortgelijke afspraken als vermeld in deze notitie. Het gebruik van clubledenbestanden in LeaWeb wordt aanbevolen.
• De digitale opslag van de LeaWeb-gegevens vindt plaats bij VAA evenals de back-ups. Op koepelniveau en soms op verenigingsniveau worden alleen de schriftelijke machtigingen opgeslagen voor automatische incassoprocedures.
• Zowel op koepelniveau als op verenigingsniveau dient een bestuurslid te worden aangewezen dat zich richt op het handelen conform dit schrijven.
• Leden die inzage willen hebben in de in LeaWeb opgenomen persoonsgegevens kunnen zich wenden tot de ledenadministrateur op verenigingsniveau. Daar waar het gegevens betreft over betalingsproblemen kan men zich richten tot het secretariaat op koepelniveau.
• Vrijwilligers worden geautoriseerd om toegang te hebben tot LeaWeb als hun functioneren daar aanleiding toegeeft. Van de geautoriseerden wordt jaarlijks een lijst opgemaakt op zowel koepelniveau als afdelingsniveau door de LeaWeb-commissie. Deze lijst wordt op afdelingsniveau getoetst door het bestuur en terug gestuurd naar de LeaWeb-commissie.
• Nieuw geautoriseerden worden vooraf of tijdens de LeaWeb-training geïnstrueerd over de gedragscode en deze notitie door of namens de binnen het bestuur verantwoordelijke persoon.
• Vrijwilligers die e-mails versturen naar groepen leden doen dit ter voorkoming van oneigenlijk gebruik in principe met de geadresseerden in bcc.
• Datalekken dienen, indien er mogelijk sprake is van ernstige nadelige gevolgen, te worden gemeld aan: https://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl/
De afweging dient op bestuursniveau te worden genomen, d.w.z. datalekken op koepelniveau door het koepelbestuur en datalekken op afdelingsniveau of clubniveau door het afdelingsbestuur.
• Bij het eventueel inschrijven via de website dient de webbeheerder zorg te dragen voor het verwijderen van de persoonsgegevens na gebruik.